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Documentazione GDPR (1)
Il GDPR contiene disposizioni esplicite sulla documentazione (scritta, anche per via elettronica) delle attività di trattamento, con prescrizioni relative alla loro conservazione ed esibizione all’Autorità, su richiesta [si vedano gli obblighi sulla tenuta del Registro dei trattamenti (art. 30, applicabile sia a titolari sia a responsabili del trattamento) e sulla documentazione delle violazioni di dati personali (data breach, obbligo a carico del solo titolare, art. 33(5)].
Infine, completa il materiale di documentazione:
- il registro dei consensi che consente di documentarne il rilascio a fini probatori
- i contratti tra
- titolare e titolare
- contitolari
- titolare e responsabile
- titolare e sub-responsabile
- esportatore e importatore di dati nei flussi extra-UE
- la raccolta delle valutazioni di impatto
- ulteriore materiale che il GDPR richiede di redigere e conservare, come ad esempio la valutazione attestante il legittimo interesse del titolare o di terzi come base giuridica che legittima il trattamento dei dati.
In conclusione, la documentazione – che va tenuta aggiornata – consente alle aziende con funzione di titolare e responsabile del trattamento di disporre di un valido supporto per il governo dei dati.
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GDPR: Sistema documentale (1)
La funzione descrittiva svolta dal complesso dei documenti che traggono la propria fonte dal GDPR (qui chiamato “sistema documentale”) sta ad indicare che tutto quanto vada realizzato per conformarsi ai dettami della norma e per agevolarne l’attuazione operativa debba essere opportunamente documentato. La reportistica così realizzata serve il duplice scopo:
- di condividere quanto fatto tra tutti coloro che hanno specifici incarichi data protection e, in alcuni casi, con l’intera popolazione aziendale
- di costituirsi gli strumenti probatori che attestino il livello di conformità dell’azienda (funzione probatoria).
Affinché entrambi gli obiettivi possano essere conseguiti, occorre prevedere un adeguato sistema di gestione della documentazione che garantisca accessibilità, integrità e aggiornamento dei documenti considerati. Questo profilo documentale contribuirà a permettere all’azienda di dimostrare la propria accountability.