In cosa consiste il sistema documentale del GDPR?
La funzione descrittiva svolta dal complesso dei documenti che traggono la propria fonte dal GDPR (qui chiamato “sistema documentale”) sta ad indicare che tutto quanto vada realizzato per conformarsi ai dettami della norma e per agevolarne l’attuazione operativa debba essere opportunamente documentato. La reportistica così realizzata serve il duplice scopo:
- di condividere quanto fatto tra tutti coloro che hanno specifici incarichi data protection e, in alcuni casi, con l’intera popolazione aziendale
- di costituirsi gli strumenti probatori che attestino il livello di conformità dell’azienda (funzione probatoria).
Affinché entrambi gli obiettivi possano essere conseguiti, occorre prevedere un adeguato sistema di gestione della documentazione che garantisca accessibilità, integrità e aggiornamento dei documenti considerati. Questo profilo documentale contribuirà a permettere all’azienda di dimostrare la propria accountability.