Estratto SIG – Clausole tipo tra titolari e responsabili – 2

Come di consueto, il Servizio di Informazione Giuridica sospende l’attività per il mese di agosto e riprenderà con la puntata di giovedì 2 settembre.

Completiamo l’analisi della decisione 2021/915 che adotta le clausole tipo tra titolari e responsabili del trattamento considerando in questa tornata struttura e merito delle stesse.

Sintesi

Struttura

Le SCC sono contenute nell’Allegato alla decisione il quale, a sua volta e con un approccio editoriale non dei più chiari, contiene quattro allegati:

1. Allegato I contenente l’elenco delle parti e i dati di riferimento
2. Allegato II che riporta gli elementi descrittivi delle operazioni di trattamento oggetto del contratto
3. Allegato III che indica le misure di sicurezza tecnico-organizzative adottate
4. Allegato IV contenente la lista degli eventuali sub-responsabili. 

Modalità d’uso

Analogamente alle SCC per i trasferimenti esteri, anche le clausole tipo ex art. 28 richiedono un’operazione di personalizzazione, specie per la compilazione degli allegati da I a IV.

• L’allegato I dovrà essere firmato e datato dalle parti e contenere i rispettivi dati di contatto del referente, tenendo presente che la firma dovrà essere apposta da chi ha il potere di rappresentare legalmente la parte mentre i dati di contatto (e non anche la firma) del referente si riferiscono al soggetto scelto dalla parte per la gestione dei rapporti oggetto del contratto; nel caso in cui la parte abbia designato un DPO, dovranno essere riportati dati identificativi e di contatto anche di quest’ultimo; si ricorda che le clausole tipo sono state concepite anche per un eventuale utilizzo da più parti che vi possono aderire anche in momenti successivi: in tal caso le parti che vi aderiscono provvederanno anch’esse ad apporre data e firma e a indicare i dati identificativi di cui sopra.
• L’allegato II contiene la descrizione del trattamento per ciascuno dei responsabili o sub-responsabili in termini di categorie di dati e di interessati, natura e finalità del trattamento, durata.
• L’allegato III richiede l’elencazione delle misure effettivamente messe in atto da ciascun responsabile o sub-responsabile per garantire un adeguato livello di sicurezza: si ritiene che – per soddisfare verifiche di adeguatezza ex post – l’allegato vada compilato da ciascuno di essi anzichè riportare le misure adottate  cumulativamente. L’allegato deve contenere anche le misure tecnico-organizzative adottate da responsabile o sub-responsabile per garantire assistenza al titolare del trattamento.
• L’allegato IV va compilato in caso di autorizzazione specifica di sub-responsabili, inserendo i medesimi dati identificativi e di contatto del/i sub-responsabile/i previsti in allegato I; diversamente dall’allegato I, però, non è prevista la firma del sub-responsabile in quanto questi non è parte del contratto.

Qualsiasi variazione eventualmente intervenuta alle specifiche degli allegati richiede l’aggiornamento degli stessi.