L’obbligo di tenuta del registro riguarda solo i titolari del trattamento?

Sono tenuti a realizzare, aggiornare e conservare il registro, sia il titolare del trattamento sia il suo responsabile, se nominato. Ciò comporta che, nel caso un titolare non abbia responsabili del trattamento, i trattamenti di propria pertinenza saranno descritti solo nel registro del titolare; diversamente, nel caso il titolare si avvalga anche di uno o più responsabili o sub-responsabili, ciascuno di essi ha l’obbligo di realizzare uno specifico registro per le attività che esegue in qualità di responsabile, creando sezioni descrittive delle attività di trattamento, appositamente per ogni titolare per conto del quale esso opera. Qualora l’ingente numero di clienti (titolari) rendesse difficoltosa la gestione e manutenzione di queste schede, distinte per titolare, il provvedimento del Garante consente di poter riportare il rinvio nel registro, «ad es., a schede o banche dati anagrafiche dei clienti (titolari del trattamento), contenenti la descrizione dei servizi forniti agli stessi, ferma restando la necessità che comunque tali schede riportino tutte le indicazioni richieste dall’art. 30, par. 2» del regolamento.

Con riferimento alla “descrizione delle categorie di trattamenti effettuati” (art. 30, par. 2, lett. b) GDPR), responsabili e sub-responsabili potranno «far riferimento a quanto contenuto nel contratto di designazione a responsabile che, ai sensi dell’art. 28» del GDPR, deve contenere queste informazioni: in questo modo si crea un’opportuna correlazione, evitando duplicazioni e possibili incongruenze.

V. FAQ Garante