Come si conserva ed aggiorna il registro dei trattamenti?

Fermo restando l’obbligo di aggiornamento costante del registro – «poiché il suo contenuto deve sempre corrispondere all’effettività dei trattamenti posti in essere» – esso «deve in ogni caso recare, in maniera verificabile, la data della sua prima istituzione (o la data della prima creazione di ogni singola scheda per tipologia di trattamento) unitamente a quella dell’ultimo aggiornamento. In quest’ultimo caso il Registro dovrà recare una annotazione del tipo:
“- scheda creata in data XY”
“- ultimo aggiornamento avvenuto in data XY”».

Il provvedimento del Garante (v. FAQ) non fa riferimento a “data certa” – come in precedenti adottati durante la vigenza del codice privacy – ma si limita a richiedere che il dato temporale riportato sulla scheda sia “verificabile”; in assenza di ulteriori interventi interpretativi, si ritiene che la “verificabilità” possa essere soddisfatta con qualsiasi mezzo o modalità che consenta di provare la veridicità di quanto riportato.