Ambiti di trattamenti di dati personali
L’ambito di applicazione della disciplina riguarda sia dati personali che sono elaborati con strumenti automatizzati (es. pc) sia informazioni personali messe su carta o su microfiche e «contenuti in un archivio o destinati a figurarvi» (art. 2, GDPR).
Anche un archivio cartaceo contenente dati del personale va utilizzato nel rispetto del GDPR.
Solo un sistema manuale ben strutturato si qualificherà come un pertinente sistema di archiviazione. Ciò significa che il sistema deve consistere in qualcosa di più strutturato di un mero insieme di documenti cronologicamente ordinato su ciascun lavoratore.
Deve esserci una sorta di sistema che indirizzi un ricercatore nella rapida individuazione di informazioni specifiche su un lavoratore determinato. Ciò potrebbe assumere la forma di divisori di argomenti all’interno di file del personale denominati individualmente o di divisori di nomi all’interno di un file su un argomento particolare, come “Interventi di formazione” (in tal senso, l’ICO, l’autorità del Regno Unito).