L’adempimento della designazione del Rappresentante UE scatta nel caso in cui l’impresa in questione sia soggetta al diritto di un Paese terzo rispetto agli Stati membri dell’Unione e solo in  presenza di determinate circostanze e condizioni. 

Sintesi

Come stabilire se si deve designare un Rappresentante UE

Innanzitutto, la prescrizione dell’obbligo di designazione di un proprio Rappresentante UE scatta solo se l’impresa interessata è costituita in base al diritto di un Paese non appartenente nè all’Unione europea nè al SEE. Le autorità e gli enti pubblici esteri non sono tenuti a questo adempimento.

La valutazione circa la sussistenza di questo obbligo segue un percorso di analisi/accertamento composto di più passi:

1. Determinare se l’impresa estera rientra nell’ambito applicativo del GDPR, cioè è soggetta alle sue prescrizioni
2. Verificare se, nonostante l’applicabilità del GDPR, l’impresa si trovi in uno dei casi di esenzione dall’obbligo di nomina del proprio Rappresentante UE
3. Se il GDPR si applica e non si cade in una delle ipotesi di esenzione, scegliere il Rappresentante 
4. Provvedere alla sua designazione sottoscrivendo tra le parti un contratto di mandato che ne descrive i compiti
5. Nel mandato, l’impresa estera può disciplinare la responsabilità del Rappresentante per adempimenti di natura contrattuale.